Il Covid-19 ha accelerato il processo di trasformazione e smaterializzazione degli spazi di lavoro. Anche dopo il lockdown, nella fase di ripresa delle attività, il modello che si è affermato è quello di un lavoro ibrido, che sembra destinato a diventare parte integrante del nostro futuro prossimo.

Per capire a che punto siamo e come si trasformerà il mondo e il modo del lavoro, Reply ha condotto una ricerca, in collaborazione con PAC (Teknowlogy Group), mirata a esplorare i nuovi modelli di hybrid work, individuarne gli strumenti essenziali e studiarne le opportunità. Ne emergono benefici tanto per i dipendenti quanto per le aziende. Restano da superare alcuni ostacoli, legati alla collaborazione, alla creatività e ai rapporti a distanza, ma le innovazioni tecnologiche possono venire in soccorso. In parallelo sarà necessario da parte delle aziende un impegno concreto nel favorire l’alfabetizzazione digitale dei propri dipendenti.

A spingere verso modalità ibride sono gli stessi lavoratori: da un’indagine condotta da Dynata risulta che quasi la metà considera il pendolarismo superiore ai 30 minuti il fattore meno entusiasmante per il ritorno al lavoro in ufficio. Maggiore flessibilità e libertà sono gli altri aspetti rilevati come positivi della nuova modalità di lavoro. Tutti elementi da prendere in considerazione, ridisegnando gli equilibri tra giorni a casa, trasferte e giorni in ufficio.

«Le aziende stanno investendo molto nel dotare la forza lavoro di efficaci strumenti di comunicazione e nell’adottare metodologie di lavoro “agili” – sottolinea Filippo Rizzante, CTO di Reply –, mentre parallelamente rinforzano la sicurezza dei propri sistemi aziendali e accelerano la migrazione verso il cloud». E sono proprio questi i pilastri su cui si basa la ricerca di Reply. Pilastri che a loro volta poggiano sulle fondamenta costituite dallo sviluppo organizzativo e delle risorse umane, radice necessaria per costruire un modello di lavoro resiliente.

Produttività e automazione

Appare evidente la necessità per le aziende di dover creare nuovi concetti di “workplace”, in cui esperienze tradizionali e virtuali dovranno poter convivere in maniera naturale (uffici satellite, spazi di co-working, opzioni ibride). Non solo il luogo, ma anche le modalità di lavoro sono destinate a trasformarsi. La forza lavoro del futuro sarà frutto della combinazione tra umani e robot virtuali attraverso la Robotic Process Automation, che prevede la possibilità di affiancare alla forza lavoro dei partner hardware e software basati sull’intelligenza artificiale. Proprio l’IA è il tratto comune a tutte le tecnologie abilitanti che, come spiega Rizzante, è «infusa nei software che semplificano e rendono più efficiente il lavoro d’ufficio, ma anche alla base dei robot sempre più presenti in ambito manifatturiero e logistico».

Comunicazione e collaborazione

Forse una delle note più dolenti, nell’analisi sul lavoro lontano dall’ufficio, riguarda le modalità di interazione e collaborazione tra colleghi. Milioni di lavoratori in tutto il mondo hanno sofferto della cosiddetta “Zoom fatigue” [https://en.wikipedia.org/wiki/Zoom_fatigue]. Uno schermo non basta a ridurre la distanza.

Una risposta può arrivare dei social network aziendali, che permettono di ricostruire le connessioni sociali in uno scenario ibrido, affiancando la dimensione ludica a quella produttiva. Più in generale sono necessari strumenti di collaborazione asincroni e sincroni, di condivisione di documenti, non solo per i dipendenti fuori sede, ma anche per i colleghi che lavorano negli spazi aziendali. Accanto alle soluzioni proposte da big quali Microsoft o Google, Reply ha individuato alcune nuove start up che lavorano su questi temi. CoScreen  consente a più membri di un team di condividere e modificare finestre di app specifiche, senza la necessità di condividere l’intero schermo; Miro è una piattaforma di lavagna digitale, che crea software personalizzabile per aiutare i team a collaborare.

Sicurezza e infrastrutture

Due manager ICT su cinque menzionano la sicurezza dei dati come principale punto di attenzione quando si considerano le soluzioni di trasformazione digitale e uno su quattro menziona la privacy dei dati. Con un più alto grado di lavoro a distanza, la superficie di rischio delle aziende è cresciuta parecchio.

VPN, classici antivirus e antimalware non sono più sufficienti. Diventano fondamentali nuove tecnologie come SASE (Secure Access Service Edge), soluzione di sicurezza informatica che combina reti e funzionalità di sicurezza di rete “as a Service”; reti Zero trust, che si basano su una verifica preventiva di qualsiasi dispositivo o utente all’interno o all’esterno dei loro perimetri; autenticazione Multi-Factor o senza password (ad esempio, tramite biometria o token di sicurezza).

I dipendenti hanno iniziato a usare device propri anche per lavorare da remoto e questo ha messo a dura prova l’accessibilità e la sicurezza della rete aziendale. L’utilizzo di dispositivi Internet of Things personali potrebbe aumentare ulteriormente il rischio. Questo comporta la necessità di rivedere policy e sistemi di supporto ICT.

Il prossimo passo sarà investire nella virtualizzazione di app e desktop per qualsiasi dispositivo, utilizzando i cosiddetti digital workspace supportati da soluzioni end-to-end, così gli utenti possono godere di un’esperienza di lavoro uniforme su tutti i loro dispositivi e i reparti ICT ottengono una gestione centralizzata della sicurezza. La base su cui costruire questo modello è rappresentata dai lavoratori e dalla struttura organizzativa del lavoro. Da un lato, è importante che le risorse umane si concentrino sulle esigenze dei dipendenti, per non perderli, dall’altro i servizi in cloud e l’Intelligenza Artificiale aiutano a trovare, gestire e trattenere i talenti globali.

La raccolta dei dati e l’analisi in tempo reale sono fondamentali per i dipartimenti di HR, permettono di monitorare, supervisionare e preparare il personale, tracciando produttività e performance. Alla base dovrà però esserci una cultura aziendale di fiducia: l’attenzione va incentrata sul monitoraggio delle prestazioni e non dei dipendenti.

Per affrontare questa sfida servono tanto le tecnologie quanto le competenze: «per questo – conclude Rizzante – abbiamo affiancato ai nostri esperti tecnologici dei team che accompagnano i clienti nel disegno di social network interni e nel migliorare la cosiddetta “employee experience” e la formazione dei dipendenti». E questa richiesta di competenze si traduce nella necessità di nuove professionalità, con conseguente necessità da parte dei datori di facilitare l’adattamento e la preparazione della loro forza lavoro per i nuovi ruoli all’interno del prossimo futuro del lavoro automatizzato e potenziato dalla tecnologia.